Vaikka tiedostaisit yrityksesi tarvitsevan järjestelmäintegraatiota, saattaa silti olla hankala määritellä tarkasti ja konkreettisesti, mitä todella tarvitset.
"Järjestelmämme eivät puhu keskenään" on yksi yleisimmistä IT-osastojen kuulemista valituksista, mutta pelkkä ongelman muotoilu ei luonnollisestikaan riitä onnistuneeseen integraatioprojektiin. Tässä blogitekstissä perehdymme konkreettisen esimerkin kautta, mitä kaikkea integraation määrittely sisältää.
Järjestelmäintegraatio on eri tietojärjestelmien yhdistämistä siten, että ne voivat jakaa tietoa ja prosesseja saumattomasti keskenään. Kyse ei ole pelkästään teknisestä yhteydestä vaan kokonaisvaltaisesta ratkaisusta, joka mahdollistaa tiedon kulun järjestelmien välillä oikeassa muodossa, oikeaan aikaan ja oikeille käyttäjille.
Integraatiotarpeen puutteellinen määrittely on yksi yleisimmistä syistä projektien viivästymisiin, budjetin ylityksiin ja odottamattomiin teknisiin haasteisiin. Kun integraation tavoitteet ja vaatimukset ovat epäselviä, lopputulos harvoin vastaa ainakaan täysin odotuksia.
Hyvä integraation määrittely alkaa liiketoiminnasta, ei tekniikasta. Se vaatii huolellista kartoitusta nykytilanteesta, selkeää visiota tavoitetilasta ja ymmärrystä siitä, millainen reitti vie yhdestä toiseen. Oikein tehty määrittely säästää sekä aikaa että rahaa, vähentää riskejä ja varmistaa, että lopputulos todella palvelee bisnestä.
Tässä joitakin tärkeitä kohtia, jotka auttavat määrittelemään yrityksesi tarpeet integraatioratkaisulle.
Otetaan esimerkiksi teollisuuden alan yritys, jotta prosessin kulusta saadaan konkreettisempi.
Määrittele konkreettiset haasteet ja mitattavat tavoitteet. Mikä prosessi on tehoton? Missä menee aikaa hukkaan?
Esimerkki:
Metalliteollisuusyrityksen projektipäällikkö joutuu syöttämään saman asiakastiedon kolmeen eri järjestelmään: CRM-järjestelmään myyntiä varten, tuotannonohjausjärjestelmään materiaalitilauksia varten ja laskutusjärjestelmään. Tämä vie 15 minuuttia per projekti ja aiheuttaa kirjoitusvirheitä.
Tavoitteeksi voidaan asettaa asiakastietojen syöttäminen vain kerran, käsittelyajan lyhentäminen 80 %:lla sekä virheiden eliminointi.
Listaa kaikki integraatioon liittyvät järjestelmät, niiden roolit ja tekniset ominaisuudet.
Esimerkki:
Yrityksellä on käytössä Salesforce CRM (master asiakastiedoille), oma tuotannonohjausjärjestelmä (ei rajapintoja, vain SQL-tietokanta) ja Procountor-laskutus (REST API käytettävissä).
CRM sisältää asiakkaiden yhteystiedot ja projektitiedot, tuotannonohjaus hallinnoi materiaaleja ja aikatauluja, laskutus käsittelee hinnoittelun ja maksut.
Määrittele tarkasti, millaista tietoa siirretään: asiakastiedot, tuotteet, tilaukset?
Esimerkki:
Integroitavat tiedot metalliteollisuuden yrityksessä ovat:
Asiakastiedot
Projektitiedot
Tuotetiedot
Asiakastiedot tulevat CRM:stä ja päivittyvät viikoittain. Projektitiedot luodaan CRM:ään ja niitä tarvitaan tuotannossa reaaliajassa. Tuotteiden hintatiedot päivittyvät kuukausittain laskutusjärjestelmään.
Tarvitaanko reaaliaikaista vai eräajopohjaista integraatiota? Kuinka kriittistä integraatio on liiketoiminnalle?
Esimerkki:
Asiakastietojen päivitys voi olla eräajopohjainen (päivittäin illalla), mutta uusien projektien tietojen tulee olla käytettävissä tuotannonohjauksessa 30 minuutin sisällä CRM:ään syöttämisestä.
Jos integraatio ei toimi päivän ajan, se hidastaa tuotannon aloittamista mutta ei pysäytä liiketoimintaa. Yli kahden päivän häiriö alkaa vaikuttaa asiakaslupauksiin.
Millaisia laatuvaatimuksia tiedoille asetetaan? Mitkä kentät ovat pakollisia? Miten virheelliset tiedot käsitellään?
Esimerkki:
Y-tunnus on pakollinen kenttä, jonka tulee olla oikeassa muodossa. Asiakkaiden postinumerot validoidaan Postin rekisteriä vasten, ja kaupunginnimi haetaan automaattisesti.
Jos projektissa ei ole määritelty deadlinea, integraatio asettaa oletusarvoksi 6 kuukautta aloituspäivästä. Virheelliset tietueet kirjataan lokiin manuaalista korjausta varten.
Miten integraatio muuttaa loppukäyttäjien työtä? Poistavako se manuaalisia vaiheita? Muuttuvatko työkalut tai prosessit?
Esimerkki:
Projektipäälliköiden työstä poistuu asiakastietojen moninkertainen syöttäminen, mikä säästää 2–3 tuntia viikossa per henkilö. Tuotannon työntekijät näkevät projektitiedot suoraan järjestelmässään ilman erillistä tiedustelutyötä.
Laskutus saa automaattisesti oikeat asiakastiedot, mikä vähentää laskutusvirheitä. Kaikki käyttäjäryhmät tarvitsevat tunnin perehdytyksen uusiin toimintoihin.
Kyseinen esimerkki on tietysti suuntaa antava mutta havainnollistaa, mitä kaikkea integraatiotarpeen määrittelyssä otetaan tyypillisesti huomioon. Huolellinen integraatiotarpeen määrittely on lopulta integraation onnistumisen perusta. Kun tiedät tarkasti, mitä haluat saavuttaa ja mitä mahdollisia rajoituksia esiintyy, tekninen toteutus on paljon suoraviivaisempaa ja lopputulos vastaa paremmin odotuksia.